Daftar Isi
Komunikasi Bisnis merupakan sebuah proses penting dalam dunia bisnis yang mengacu pada pertukaran informasi, gagasan, pesan, maupun instruksi antara individu atau kelompok dalam konteks usaha atau organisasi untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Komunikasi ini bisa bersifat personal maupun impersonal, menggunakan simbol dan sinyal yang mudah dimengerti oleh penerima pesan agar pesan dapat tersampaikan dengan efektif dan efisien.
Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah proses yang meliputi pengiriman dan penerimaan pesan yang terkait dengan aktivitas perdagangan atau bisnis. Pesan tersebut dapat berupa ide, gagasan, informasi, instruksi, maupun opini yang bertujuan mempengaruhi, mengajak bertindak, dan memperlancar kerja sama dalam organisasi maupun dengan pihak luar seperti pelanggan, pemasok, mitra bisnis, maupun pemerintah. Rosenblatt mendefinisikan komunikasi bisnis sebagai pertukaran informasi, ide, gagasan, dan instruksi yang disampaikan secara personal atau non-personal melalui simbol atau sinyal untuk mencapai tujuan organisasi.
Tujuan Komunikasi Bisnis
Tujuan utama komunikasi bisnis adalah agar informasi dapat tersampaikan dengan tepat, sehingga dapat:
- Memberikan Informasi (Informing): Menyampaikan data, kebijakan, instruksi, ataupun perkembangan perusahaan kepada karyawan, mitra, atau pelanggan secara jelas dan akurat.
- Melakukan Persuasi (Persuading): Mempengaruhi persepsi, sikap, dan tindakan pihak terkait untuk mencapai kesepakatan, negosiasi penjualan, ataupun dukungan terhadap kebijakan beberapa pemangku kepentingan.
- Melakukan Kolaborasi (Collaborating): Mendorong kerja sama antardepartemen, antarperusahaan, ataupun antarindividu untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi bisnis secara kolektif.
- Melakukan Integrasi (Integrative): Membangun rasa kebersamaan dan kesatuan antara perusahaan dan audiens, misalnya melalui penggunaan bahasa inklusif atau simbol yang mempererat hubungan kerja sama.
Tujuan lain yang juga signifikan adalah agar komunikasi bisnis membantu mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan oleh manajemen, seperti peningkatan produktivitas, kepuasan pelanggan, dan keberhasilan dalam persaingan pasar.
Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis
Terdapat beberapa unsur pokok yang membentuk komunikasi bisnis, yaitu:
- Tujuan: Komunikasi harus berorientasi pada tujuan yang jelas dan terencana.
- Pertukaran: Minimal melibatkan dua pihak, yakni komunikator (pengirim pesan) dan komunikan (penerima pesan).
- Isi Pesan: Gagasan, opini, informasi, atau instruksi yang dikirimkan sesuai dengan kondisi dan tujuan.
- Saluran Komunikasi: Media yang digunakan, bisa berupa komunikasi langsung (tatap muka), komunikasi teknologi (email, telepon), atau media massa (iklan, siaran pers).
- Simbol atau Sinyal: Alat atau metode penyampaian pesan yang dapat dimengerti oleh penerima.
- Pencapaian Tujuan Organisasi: Komunikasi berfungsi sebagai sarana mendukung tujuan bisnis yang menjadi target organisasi.
Jenis-Jenis Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis terbagi ke dalam beberapa jenis berdasarkan konteks dan arah aliran informasi, antara lain:
| Jenis Komunikasi | Penjelasan | Contoh Media atau Aktivitas |
|---|---|---|
| Komunikasi Internal | Komunikasi antar anggota dalam organisasi, baik antar individu maupun antar departemen. | Rapat internal, memo, email, buletin perusahaan |
| Komunikasi Eksternal | Komunikasi antara organisasi dengan pihak luar, seperti pelanggan, mitra, pemasok, dan masyarakat. | Iklan, layanan pelanggan, siaran pers, e-mail eksternal |
| Komunikasi Horizontal | Komunikasi antar individu dengan posisi setara dalam organisasi, mendukung koordinasi dan kerja sama. | Diskusi proyek antar tim, koordinasi antar departemen |
| Komunikasi Vertikal | Komunikasi antara tingkat hierarki yang berbeda, bisa dari atas ke bawah maupun sebaliknya. | Instruksi atasan ke bawahan, laporan ke manajemen |
| Komunikasi Diagonal | Komunikasi lintas fungsi atau lintas tingkat organisasi yang tidak melalui jalur hierarki langsung. | Koordinasi lintas departemen tanpa melalui atasan langsung |
Selain itu, komunikasi bisnis dibedakan pula berdasarkan bentuknya menjadi:
- Komunikasi Lisan: Presentasi, rapat, negosiasi tatap muka yang memungkinkan umpan balik langsung.
- Komunikasi Tertulis: Email, surat, laporan, memo yang menjadi bukti tertulis dan dapat disimpan sebagai arsip.
- Komunikasi Non-verbal: Bahasa tubuh, ekspresi wajah, nada suara yang memperkuat penyampaian pesan.
Fungsi-Komunikasi dalam Bisnis
Empat fungsi utama komunikasi bisnis yang sering disorot adalah:
- Memberi Informasi (Informing): Sebagai sarana menyebarkan informasi yang akurat dan relevan.
- Melakukan Persuasi (Persuading): Mempengaruhi audiens agar mendukung keputusan atau kebijakan.
- Melakukan Kolaborasi (Collaborating): Membangun kerja sama dan koordinasi antar tim atau pihak bisnis.
- Melakukan Integrasi (Integrative): Menguatkan hubungan dan rasa kebersamaan di dalam bisnis.
Manfaat dan Pentingnya Komunikasi Bisnis
Kemampuan komunikasi yang baik dalam dunia bisnis sangat krusial untuk memperlancar seluruh proses bisnis. Manfaatnya antara lain:
- Memudahkan penyampaian instruksi dan informasi penting yang dapat meningkatkan produktivitas.
- Mendorong terciptanya suasana kerja yang kondusif dan harmonis.
- Memastikan hubungan baik dan sinergi antara organisasi dengan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis.
- Mengurangi risiko kesalahpahaman yang dapat menimbulkan kerugian bisnis.
Kemajuan teknologi komunikasi juga sangat membantu memperluas jangkauan dan meningkatkan efektivitas komunikasi bisnis terutama dalam era digital saat ini yang menuntut komunikasi cepat, jelas, dan tepat sasaran.
Dengan memahami pengertian, tujuan, unsur, jenis, dan fungsi komunikasi bisnis secara mendalam, baik pelaku bisnis maupun karyawan dapat meningkatkan kemampuan komunikasi yang berdampak positif pada keberhasilan dan kelangsungan bisnis itu sendiri.
